Lựa chọn một phần mềm - tức là lựa chọn giải pháp phù hợp

Khi quyết định tìm một giải pháp phần mềm doanh nghiệp luôn mong muốn tìm được giải pháp đáp ứng mọi yêu cầu của mình với chi phí đầu tư thấp nhất, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thành công.
 

Vấn đề đặt ra là: Mua phần mềm kế toán nên bắt đầu từ đâu?
Trước hết phải  bắt đầu từ chính nhu cầu của doanh nghiệp.

Nhưng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và phụ thuộc vào:
1.    Loại hình sản xuất kinh doanh.
2.    Quy mô sản xuất kinh doanh.
3.    Yêu cầu về quản lý của nhà quản trị
4.    Tầm nhìn của doanh nghiệp.
5.    Vv…
 

Doanh nghiệp làm về sản xuất sẽ đặt nặng việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, theo dõi kho, theo dõi chi phí từng bộ phận sản xuất, lợi nhuận từng mặt hàng. Nhưng doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực dịch vụ lại đặt nặng việc theo dõi công nợ khách hàng và theo dõi đơn hàng, hợp đồng. Thậm chí cùng là công ty hoạt động về sản xuất thì tùy theo đặc thù quy trình sản xuất sản phẩm cách tính giá thành cũng khác nhau, vv…
Doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ và vừa sẽ không cần đến các giải pháp quản trị đa cấp và báo cáo hợp nhất nhưng chức năng này lại rất quan trọng đối với các tập đoàn gồm nhiều chi nhánh và ở các địa điểm khác nhau.
Mỗi nhà quản trị có một phong cách và yêu cầu quản lý khác nhau. Có người cần các báo cáo phân tích chi tiết, theo dõi thường xuyên, liên tục. Có người lại cần nhiều các báo cáo phân tích tổng hợp và có khả năng cung cấp thông tin đánh giá theo nhiều tiêu chí, vv…
Cần phải dự tính trong thời gian ít nhất 12 tháng tiếp theo doanh nghiệp sẽ phát triển mở rộng như thế nào? Do đó, các phần mềm có tính động, tức là có khả năng thích ứng cao khi doanh nghiệp phát triển mở rộng là một ưu tiên khi lựa chọn phần mềm.

Thứ 2, Sự sẵn sàng ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, bao gồm:
1.    Cơ sở vật chất (máy tính, trang thiết bị,…)
2.    Trình độ, kỹ năng của nhân viên
3.    Quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp.
4.    Khả năng tài chính có thể đầu tư cho việc mua giải pháp của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và tương lai
5.    Vv….

Có phải nên mua máy móc cấu hình càng mạnh, càng đắt tiền càng tốt? Không hẳn, doanh nghiệp nên mua máy móc, thiết bị có cấu hình phù hợp với phần mềm chọn mua. Nhưng mạnh như thế nào là đủ?Câu hỏi này được trả lời bởi các nhà cung cấp giải pháp phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp là chính xác nhất.
Trình độ, kỹ năng của nhân viên có vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công phần mềm. Dù chọn được giải pháp phù hợp mà nhân viên của doanh nghiệp không có những kỹ năng, kiến thức về tin học để vận hành phần mềm thì khó mà triển khai thành công hay sử dụng phần mềm hiệu quả được. Nhân viên tiếp nhận phần mềm phải được đào tạo phương pháp làm việc để hiểu được nghiệp vụ mà giải pháp đang quản lý cũng như những thay đổi về môi trường làm việc khi giải pháp được triển khai.
Quy trình làm việc của doanh nghiệp đã được tối ưu chưa? Trước khi triển khai phần mềm, công việc doanh nghiệp phải làm là xây dựng một mô hình quản lý tối ưu hiện tại cho doanh nghiệp mình. Nếu bước này không thực hiện vẫn áp dụng được phần mềm nhưng hiệu quả triển khai phần mềm cũng không mang lại nhiều lợi ích.
Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

Thứ 3, Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp.
Một giải pháp gọi là phù hợp khi:
        Đáp ứng được nhiều nhất các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
        Chi phí khả thi
Dễ dàng hòa nhập được với phương thức quản lý, văn hóa công ty và quy trình hoạt động... của doanh nghiệp.
 Ngoài ra, còn có các yếu tố khác liên quan đến nhà cung cấp giải pháp như:
1.    Năng lực thực hiện và triển khai thành công giải pháp của nhà cung cấp.
2.    Chất lượng sản phẩm ở tối thiểu các khía cạnh: Nghiệp vụ, tính năng của phần mềm, sự ổn định của phần mềm, công nghệ của phần mềm,…
3.    Chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp: Đào tạo hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ trong quá trình sử dụng, bảo hành, bảo trì phần mềm...
4.    Đánh giá về lợi ích và đầu tư: Sự đầu tư về tài chính và con người có tương xứng với lợi ích mà giải pháp đem lại?
5.    Vv…

Để có quyết định đúng đắn, doanh nghiệp phải phân tích được chính xác nhu cầu của mình, tham khảo những nhà cung cấp giải pháp khác cũng như những doanh nghiệp có loại hình kinh doanh tương tự mình và đã áp dụng phần mềm thành công để có thêm kinh nghiệm.
Ở một khía cạnh khác, đó là sự hỗ trợ qua lại giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp:
Doanh nghiệp cung cấp các thông tin về nhu cầu, hiện trạng của mình.
Nhà cung cấp sẽ tư vấn doanh nghiệp tối ưu và hệ thống hóa quy trình quản lý của mình đồng thời đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Sự thành công trong việc hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phụ thuộc rất nhiều vào sự quyết tâm mạnh mẽ của lãnh đạo doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai một hệ thống.
SSP-ACCOUNTING gồm nhiều gói sản phẩm sẽ đáp ứng được nhu cầu của tất cả các loại hình kinh doanh, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, phong cách chuyên nghiệp, luôn nhiệt tình với công việc. Chúng tôi mong muốn được hợp tác và mang lại hiệu quả ứng dụng tốt nhất cho quý khách hàng.
Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa ngôn ngữ, SSP-Accounting giúp bạn dễ dàng nhập liệu, thực hiện các tính toán, kiểm tra số liệu, lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hay phân tích tài chính.
Đặc biệt, với cấu trúc thiết kế động sẽ giúp người sử dụng có thể chủ động thay đổi cơ cấu các biểu bảng, các thông số hệ thống tài khoản sao cho phù hợp theo yêu cầu doanh nghiệp. SSP-Accounting cũng là phần mềm sử dụng bảng mã UNICODE, bảng mã chuẩn theo quy định bắt buộc của Chính Phủ.

SSP-Accounting liên tục bổ sung thêm những tiện ích, chức năng mới để phần mềm ngày càng đáp ứng được tốt hơn yêu cầu của người dùng. Với phương châm mang lại lợi ích nhiều nhất cho khách hàng, chúng tôi mong muốn được chia sẻ và và là đối tác tin cậy của mọi doanh nghiệp.